Yhtiön ylin päätöksentekoelin on yhtiökokous, jossa osakkeenomistajat käyttävät päätöksentekovaltaansa ja oikeuttaan valvoa ja ohjata yhtiön toimintaa.
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, jos osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään 10 prosenttia osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelyä varten.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat on määritelty yhtiön yhtiöjärjestyksen kohdassa 10 ja osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:ssä. Näitä asioita ovat muun muassa tilinpäätöksen hyväksyminen, voitonjako, vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien valitseminen sekä heidän palkkioistaan päättäminen. Konecranes-konsernin yhtiöjärjestys on nähtävissä tästä – Yhtiöjärjestys.
Yhtiökokoustietojen antaminen osakkeenomistajille
Hallitus kutsuu varsinaisen tai ylimääräisen yhtiökokouksen koolle julkaisemalla yhtiökokouskutsun yhtiön internetsivuilla tai yhdessä tai useammassa valtakunnallisessa sanomalehdessä tai postittamalla kirjallisen kutsun osakkeenomistajille aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiökokouskutsussa on ehdotus kokouksen asialistaksi.
Yhtiö ilmoittaa internetsivuillaan päivämäärän, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia.
Yhtiö julkistaa yhtiökokouksen päätökset pörssitiedotteella ja yhtiön internetsivuilla viipymättä yhtiökokouksen jälkeen. Yhtiökokouksen pöytäkirja ja ne pöytäkirjan liitteet, jotka ovat osa yhtiökokouksen päätöksiä, ovat saatavilla yhtiön internetsivuilta viimeistään kahden (2) viikon kuluttua yhtiökokouksesta.
Osakkeenomistajien osallistuminen
Hallintarekisteröityä osakkeenomistajaa kehotetaan hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet osakasluetteloon rekisteröitymisestä, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa yhtiökokoukseen osallistuvan hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon. Voidakseen osallistua varsinaiseen tai ylimääräiseen yhtiökokoukseen osakkeenomistajan tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuvat muutokset osakeomistuksissa eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai osakkeenomistajan äänimäärään.
Osakasluetteloon rekisteröidyn osakkeenomistajan on ilmoittauduttava yhtiökokoukseen ennakkoon yhtiökokouskutsussa mainitulla tavalla ja annetun määräajan puitteissa. Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan ilmoittautuminen merkittäväksi tilapäiseen osakasluetteloon katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Valtuutus ja asiamies
Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava oikeutensa edustaa osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiölle antamistaan valtakirjoista samalla, kun hän ilmoittautuu yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajalla ja asiamiehellä voi olla kokouksessa mukanaan avustaja.
Osakkeenomistajan kyselyoikeus ja oikeus tehdä päätösehdotuksia
Yhtiökokouksessa jokaisella osakkeenomistajalla on kyselyoikeus sellaisen asian osalta, joka on yhtiökokouksen asialistalla. Yhtiökokouksessa esitettävä kysymys voidaan toimittaa etukäteen yhtiölle. Osakkeenomistajalla on oikeus myös kokouksessa tehdä päätösehdotuksia yhtiökokoukselle kuuluvissa asioissa, jotka ovat asialistalla.
Hallituksen jäsenten, toimitusjohtajan ja tilitarkastajien osallistuminen yhtiökokoukseen
Toimitusjohtajan, hallituksen puheenjohtajan ja riittävän määrän hallituksen jäseniä on oltava läsnä yhtiökokouksessa. Lisäksi tilintarkastajan on oltava läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevan henkilön on osallistuttava valinnastaan päättävään yhtiökokoukseen, ellei hänen poissaololleen ole painavia syitä.
Vuoden 2018 yhtiökokous pidettiin 27.3.2018 Hyvinkäällä. Siihen osallistui henkilökohtaisesti tai valtakirjalla 550 osakkeenomistajaa, jotka edustivat noin 67 prosenttia yhtiön äänistä.
Tietoa ja materiaalia liittyen yhtiökokouksiin
Yhtiökokouskutsu, yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat ja päätösehdotukset asetetaan nähtäville yhtiön internetsivuille vähintään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta.