You are here

Intern kontroll och riskhantering av den finansiella rapporteringen

Den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen är avsedd att ge rimlig säkerhet gällande den finansiella rapporteringens pålitlighet och förberedningen av finansiella utlåtanden för externa ändamål i enlighet med allmänt antagna redovisningsprinciper, tillämpliga lagar och bestämmelser och andra krav som ställs på noterade bolag. Riskhanteringen betraktas som en integrerad del av den löpande affärsverksamheten. Koncernens riskhanteringsprinciper utgör en bas för riskhantering inom Konecranes, medan varje bolag eller enhet inom koncernen är ansvarig för sin egen riskhantering. Den här principen gäller också riskhantering i anslutning till den finansiella rapporteringen.

Hanteringen av finansiella risker beskrivs i not 33 i Konecranes bokslot för 2017.

 

Kontrollmiljö

Förvaltningen och affärsledningen inom Konecranes baserar sig på våra företagsvärden: vår tillit till människor, total satsning på service och varaktig lönsamhet. Kontrollmiljön är grunden för alla andra element inom den interna kontrollen och för främjandet av de anställdas medvetenhet om nyckelfrågor. Den stöder genomförandet av strategin och säkerställer att regelverk iakttas. Styrelsen och koncernledningen är ansvariga för att definiera Konecranes-koncernens kontrollmiljö utifrån affärsledningens struktur, koncernens principer, anvisningar och ramar i samband med finansiell rapportering. I dessa ingår Konecranes uppförandekod och Konecranes Controller’s Manual som utgör de huvudsakliga arbetsredskapen för redovisning och principer för finansiell rapportering när det gäller att tillhandahålla information, riktlinjer och anvisningar. Koncernens bokföringsfunktion ansvarar för tolkning och tillämpning av redovisningsstandarderna. Riktlinjer och anvisningar för rapportering uppdateras vid behov och ses över minst en gång om året.

Från början av året infördes den nya indelningen i affärssegment bestående av tre segment (affärsområden): Service, Industriutrustning och Hamnlösningar. Avvikande från affärsområde Industriutrustning omfattar affärsområdet Hamnlösningar även de servicebranscher och reservdelsenheter som är förknippade med hamnkundssegmentet. Dessa enheter rapporterades tidigare under affärsområdet Service.

Affärsområdet Service har tre affärsenheter, Industriservice, Reservdelar och Komponentdelar. Affärsenheten Industriservice styrs och rapporteras internt som en linjeorganisation med tre regioner: Europa, Mellanöstern och Afrika (EMEA), Amerika (AME) och Asien och Stillahavsområdet (APAC). De andra affärsenheterna styrs som globala linjeorganisationer. Affärsområdet Industriutrustning och affärsområdet Hamnlösningar leds som linjeorganisationer som är uppdelade i affärsenheter. Affärsenheterna delas ytterligare in i produktlinjer. Dessa segment har tydliga lönsamhetsansvar för produktlinjer, vilket ska trygga en felfri order-leveransprocess och möjliggöra ett effektivt beslutsfattande. Stödfunktionerna så som ekonomi, juridiska avdelningen, HR, IT samt marknadsföring och kommunikation leds som linjeorganisationer.

I den ekonomiska verksamhetsmodellen är ekonomistyrningen (affärsstyrningen) och affärsbokföringen separerade där det är möjligt. Anställda inom ekonomistyrningen specialiserar sig på att stödja affärsområdesledningens beslutsfattande, medan affärsbokföringen i huvudsak följer den juridiska strukturen och är tätt länkad till koncernredovisningen. Affärsbokföringsorganisationen omfattar också ett separat efterlevnadsteam (Business Compliance). Efterlevnadsteamet stöder de lokala enheterna i att förbättra styrning och processer och övervakning av iakttagande av våra interna kontroller.

Finansiella mål ställs upp och planeringen/uppföljningen genomförs enligt affärsområdets och affärsenhetens struktur i enlighet med Konecranes allmänna affärsmål. Verksamheten inom affärsområdet Service följs normalt upp utifrån lönsamhetsansvariga servicebranscher, vilka ytterligare konsolideras till lands- och regionnivåer. Affärsområdet Industriutrustning kontrolleras i huvudsak via affärsenheterna Komponenter, Industrikranar och Processlösningar, vilka i sin tur är indelade i affärs-/produktlinjer. Tillverkning av komponenter, delmontage och andra delar har särskilda nyckeltal, eftersom dessa behandlas som kostnadsställen i stället för lönsamhetsskapande enheter. Inom affärsområdet Hamnlösningar kontrolleras affärsenheterna Mobila hamnkranar, Hamnkranar, Mjukvarulösningar, Truckar och Service för Hamnlösningar på samma sätt som inom affärsområdet Industriutrustning.

År 2017 integrerade koncernen alla MHPS-enheter fullständigt till en del av Konecranes verksamhetsstruktur. Alla MHPS-enheter började följa Konecranes metodik för affärsprestanda samt rapporteringsstruktur från början av året. Vid sidan om upprätthöll vi en parallell rapporteringsstruktur för att separat kunna granska affärsprestandan hos det som tidigare varit Konecranes och det som tidigare varit MHPS. Denna parallella struktur kommer överlag att läggas ned från och med början av 2018. Konecranes kontrollmiljö och -åtgärderna förenhetligades mellan det historiska Konecranes och det historiska MHPS i den utsträckning det var möjligt under 2017.

 

Kontrollåtgärder

Koncernledningen bär det operativa ansvaret för interna kontroller. Kontrollåtgärderna är inbyggda i Konecranes-koncernens affärsprocesser och i ledningens rutiner för tillsyn och övervakning av verksamheten. Ledningen informeras med hjälp av rapporteringsrutiner varje månad och på resultatöversiktsmöten. Dessa möten genomförs på affärsområdes- och affärsenhetsnivå baserat på deras egna ledningsstrukturer, samt på koncernnivån. På mötena behandlas bl.a. en översikt av säljtratten, konkurrenssituationen, marknadsklimatet, orderingången och orderstocken, månatlig finansiell prestanda, kvartalsvisa och rullande 12-månaders prognoser, samt ärenden kring säkerhet, människor och kunder. Koncernledningen följer separat upp de viktigaste utvecklingsaktiviteterna. FoU-projekt övervakas till exempel av produktstyrelsen. Produktstyrelsen sammanträder vanligtvis kvartalsvis.

Alla juridiska enheter och affärsenheter har sina egna fastställda kontrollfunktioner. Representanter från controllerfunktionerna deltar i planeringen och utvärderingen av varje enhets verksamhet. De säkerställer att den månatliga finansiella rapporteringen och kvartalsrapporteringen följer koncernens principer och anvisningar och att all finansiell rapportering görs i enlighet med den tidtabell som koncernen har fastslagit.

Koncernen har identifierat och dokumenterat viktiga interna kontroller som har samband med den finansiella processen antingen direkt eller indirekt via andra processer. Koncernbolag är ansvariga för att genomföra de identifierade och dokumenterade interna kontrollerna. År 2017 fortsatte Konecranes att förbättra sina interna kontroller för att effektivare omfatta identifierade risker i affärsprocesserna. Koncernens har sammanställt ett register med interna kontroller som tillämpas globalt i alla enheter. I registret ingår kontroller över tillgångar, skulder, intäkter och kostnader som kräver uppsikt av affärs- och ekonomiledningen. Registret omfattade 122 kontroller. Kontrollerna kategoriseras som nyckel- och verksamhetskontroller. Listan över interna kontroller granskas årligen.

 

Bedömning och övervakning

Varje juridisk enhet bedömer och rapporterar sin efterlevnad med de centralt fastställda viktigaste interna kontrollerna genom att årligen utarbeta ett dokument med bedömning av kontrollerna. Ansvaret för att uppfylla rapporteringskravet ligger hos direktörerna och controllers. Dokumentet granskas av efterlevnadsteamet som ger respons och handledning på hur de befintliga processerna kan förbättras för att fylla eventuella brister i kontrollerna.

Utöver den ovan beskrivna självvärderingen av kontrollmiljön har ungefär 90 procent av alla juridiska enheter låtit granska eller testa sina viktigaste interna kontroller under 2017. Interna revisionsbesök omfattade över en tredjedel av verksamhetsenheterna och cirka 73 procent av tredjepartsintäkter. Efterlevnadsteamet besökte eller testade de kvarstående enheterna eller alternativt testade enheterna själva sina lokala kontroller. Resultaten från de egna testen granskades av efterlevnadsteamet. Ansvaret för avhjälpande av kontrollbrister ligger på den juridiska enhetens verkställande direktör och internrevision eller så gör efterlevnadsteamet en kontrollgranskning efter att enheten har korrigerat svagheter i kontrollerna.

 

Kommunikation

Controller’s Manual och rapporteringsinstruktioner, kontrollregister och anvisningar läggs ut på Konecranes intranät där de är tillgängliga för personalen. Dessutom ordnar koncernen, affärsområdena och regionerna möten där information om den finansiella processen och rutiner delges. Information till koncernens intressentgrupper läggs regelbundet ut på Konecranes webbsida. I syfte att säkerställa att informationen är uttömmande och korrekt har koncernen utarbetat anvisningar för extern kommunikation. Dessa definierar hur, av vem och när information ska delges och säkerställer att alla krav på information uppfylls, samt förstärker ytterligare den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen.

 

År 2017

De främsta aktiviteterna år 2017 var förknippade med att integrera den förvärvade MHPS-verksamheten i Konecranes. Finansiella internkontroller granskades och anpassades mellan de två olika miljöerna i den utsträckning det var möjligt. Förvärvet förde också med sig efterlevnadsteamet till koncernen, vilket gjorde det möjligt för en signifikant andel av enheterna att låta testa sina kontroller. Dessutom ökades det interna revisionsteamets resurser markant. Konecranes fortsatte också med sitt IT-projekt för att vidareutveckla och implementera harmoniserade processer, öka transparensen i verksamheten och förbättra beslutsfattandet samt minska antalet IT-system inom koncernen. SAP ERP systemet håller på att införas för hantering av transaktioner och logistik för alla tre affärsområden. Siebel ERP-systemet håller på att införas för att hantera fältserviceverksamheten samt för att spara data relaterat till tillgångar som omfattas av underhållsavtal.

Konecranes fortsatte att implementera och utveckla ett koncept för gemensamma ekonomiska servicecenter (Financial Shared Service Center, FSSC) som främst ska erbjuda tjänster inom transaktionshantering, underhåll av ekonomiska basdata och vissa regionala bokföringstjänster för enskilda Konecranes-företag.

De gemensamma, enhetliga processerna och den gemensamma systemplattformen gör att internkontrollen förstärks. Övervakningen av de interna kontrollernas effektivitet blir mer transparent när SAP ERP-systemet införs. De gemensamma ekonomiska servicecentren kommer att skapa enhetliga rutiner för transaktionshantering med bättre åtskillnad mellan olika roller.

 

Obs. Bilden uppdateras så snart som möjligt.