Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Vid bolagsstämman utövar aktieägarna sin beslutanderätt och rätt att övervaka och styra Bolagets verksamhet.
Ordinarie bolagsstämma ska hållas inom sex månader efter utgången av ett räkenskapsår. Extra bolagsstämma skall hållas om akteägare med åtminstone 10 procent av bolagets aktier så skriftligen kräver för att behandla ett givet ärende.
De ärenden som skall behandlas vid ordinarie bolagsstämma finns uppräknade i punkt 10 i Konecranes bolagsordning samt i aktiebolagslagen kapitel 5 paragraf 3. Ärendena inkluderar godkännande av bokslut, vinstutdelning, beviljande av ansvarsfrihet för styrelsemedlemmarna och verkställande direktören, val av styrelsemedlemmar och revisor samt fastställande av deras arvoden. Konecranes bolagsordning finns tillgänglig här.
Förhandsinformation till aktieägare
Styrelsen sammankallar aktieägarna till bolagsstämma eller extra bolagsstämma genom en kallelse som publiceras på bolagets webbsida eller i en eller flera finländska rikstidningar eller skickas till aktieägarna per post högst tre (3) månader och minst tre (3) veckor före bolagsstämman. Kallelsen till bolagsstämma ska innehålla förslag till dagordning.
Bolaget meddelar på sin webbsida före vilket datum aktieägare ska underrätta styrelsen om ett ärende som han eller hon begär att få med på dagordningen.
Bolaget publicerar bolagsstämmans beslut som börsmeddelande och på sin webbsida utan dröjsmål efter stämman. Bolagsstämmans protokoll, inklusive protokollsbilagor som hör till beslut som stämman fattat, publiceras på bolagets webbsida inom två veckor efter bolagsstämman.
Aktieägarens deltagande
Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas att i god tid före stämman begära anvisningar av sin egendomsförvaltare om aktieägarens införande i aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att tillfälligt införas i bolagets aktieägarförteckning. För att vara berättigad att delta i bolagsstämma ska aktieägaren på avstämningsdagen vara antecknad som aktieägare i den aktieägarförteckning som Euroclear Finland Ab upprätthåller. Aktieägare vars aktier är registrerade på hans eller hennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning. Ändringar i aktieinnehav som sker efter avstämningsdagen för bolagsstämman påverkar inte aktieägarens rätt att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstantal.
En registrerad aktieägare som önskar delta i bolagsstämman ska underrätta bolaget om sina avsikter på det sätt och inom den tidsperiod som uppges i kallelsen till bolagsstämman. När en ägare av förvaltarregistrerade aktier uppger att han eller hon önskar bli tillfälligt upptagen i bolagets aktieägarregister, räknas det som förhandsunderrättelse om deltagande i bolagsstämman.
Deltagande genom ombud och fullmakt
En aktieägare kan delta i bolagsstämma personligen eller genom ett bemyndigat ombud. Ombudet ska inneha en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa att hon eller han har rätt att representera aktieägaren på bolagsstämman. När en aktieägare deltar i bolagsstämman via flera bemyndigade ombud som representerar aktieägare med aktier i olika värdepapperskonton, ska de aktier genom vilka varje ombud representerar aktieägaren identifieras i samband med registreringen för bolagsstämman.
Om deltagande sker med stöd av fullmakt ska detta uppges i samband med anmälan. Aktieägare och ombud får åtföljas av ett biträde.
Aktieägares rätt att ställa frågor och ge förslag till beslut
Vid bolagsstämman har varje aktieägare rätt att ställa frågor relaterade till ett ärende på bolagsstämmans dagordning. En aktieägare kan skicka sina frågor till stämman i förväg till bolaget. En aktieägare har också rätt att under bolagsstämman ge beslutsförslag gällande ärenden som hör till bolagsstämmans kompetens och finns på dagordningen.
Styrelsemedlemmars, verkställande direktörens och revisorers deltagande i bolagsstämma
Verkställande direktören, styrelsens ordförande och ett tillräckligt antal styrelsemedlemmar ska närvara vid bolagsstämman. Dessutom ska revisorn delta i ordinarie bolagsstämman.
En person som för första gången kandiderar för en styrelsepost ska närvara vid den bolagsstämman där valet förrättas, om det inte finns berättigade skäl till frånvaro.
Bolagsstämman för 2018 hölls 27.3.2018 i Hyvinge, Finland. Sammanlagt 550 aktieägare som representerade ca 67 % av Bolagets röster deltog, antingen själva eller via fullmakt.
Dokument relaterade till bolagsstämman
Kallelsen till bolagsstämman, dokument till bolagsstämman och beslutsförslag finns tillgängliga på bolagets webbsida minst tre veckor före bolagsstämman.